Das wichtigste Kapital der Vereine sind die Mitarbeitenden. Diese zu finden, gehört aktuell zu den größten Herausforderungen. Deshalb setzt der Ausschuss für Vereins- und Verbandsentwicklung im Fußball- und Leichtathletik-Verband Westfalen (FLVW) auch einen deutlichen Fokus auf die Findung, Bindung und Qualifizierung von Ehrenamtlichen. Dazu gibt es unterschiedliche Programme und Beratungsangebote. Eins davon ist das Mitarbeitermanagement im Verein (MaM).
MaM-Erklärvideo: Einführung
Neben dem Spielbetrieb ist der „Menschenbetrieb“ im Verein der Motor im selbstorganisierten Sport – im Fußball wie in der Leichtathletik und in allen anderen Sportarten. Die westfälischen Vereine haben sich in den vergangenen Jahrzehnten von der ursprünglich einfachen Organisation im Zusammenschluss Gleichgesinnter zum gemeinsamen und kameradschaftlichen Sportbetrieb hin zu einem (mehr oder weniger) perfekt organisierten und strukturierten System entwickelt.
Gute, weitgehend sehr gute Sportanlagen, Leitbilder, Konzepte, Organigramme, Stellenbeschreibungen. Neben den Leistungssport ist der Breitensport getreten. Es gibt Zielgruppenangebote für Kinder, Ältere, Mädchen und Frauen, zur Prävention und Rehabilitation und stellenweise Hauptamtlichkeit – die Aufzählung ließe sich weit fortsetzen.
Aber so sehr dies alles (auch im internationalen Vergleich) gut funktioniert und sich nach wie vor stabil entwickelt, so sehr wird gleichzeitig über nachlassende Begeisterung und zurückgehenden Nachwuchs im Ehrenamt geklagt. Neben dem Funktionieren des Spielbetriebs ist das freundschaftliche und verantwortliche Miteinander in der Gemeinschaft streckenweise verloren gegangen. Aktives Engagement, die Motivation zum Mit(er)leben und Mitgestalten der Vereinsgemeinschaft ist immer weniger festzustellen. Der Verein wird mehr und mehr zum (anonymen) Dienstleister.
2016 hat der Fußball- und Leichtathletik-Verband Westfalen (FLVW) unter dem Motto „Blickpunkt Verein – vermitteln, verstehen, vertrauen“ die Weichen für die Hauptaufgabe der folgenden Jahre gestellt: Die Vereinsentwicklung. Auf vielen Ebenen, zahlreichen Workshops, Foren und Kongressen wurde diese Hauptaufgabe systematisch angegangen.
Wir sagen: „Ehrenamt braucht Management!“ In jedem größeren Unternehmen gibt es ein Personalbüro, das nicht nur Personalakten hütet, sondern sich um Planung, Organisation, Koordination und Aus- und Weiterbildung im Personalbereich kümmert. Auch Vereine täten gut daran, so zu arbeiten. Der FLVW hat deshalb ein Projekt aufgelegt, das Ehrenamtsförderung mit System – denn nichts anderes ist Mitarbeitermanagement – zum Gegenstand hat. Die bisherigen Erfahrungen sind vielversprechend.
Warum „Mitarbeitermanagement im Verein“?
Es geht um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Die Gewinnung, Qualifizierung und Bindung von ehrenamtlichen Mitarbeitern wird als zentrale Ressource jeder Zukunftsfähigkeit und Vereinsentwicklung gesehen.Diese ständige Aufgabenstellung der Vereine wird im Sinne eines „Managements“ als zielgerichteter Prozess in verschiedenen Abläufen verstanden, die professionell mit qualifiziertem Personal, in Verantwortung des Vereinsvorstandes angegangen wird.
Die Umsetzung erfolgt mit System in ständiger Abfolge von Planung, Durchführung, Kontrolle und Anpassung: Den Standard für die erwünschte Qualität und Effizienz setzt dabei der einzelne Verein selbst fest, kontrolliert, evaluiert und entwickelt ihn durch den Umsetzungsprozess ganz vereins- und praxisnah.
Das FLVW-Programm „Mitarbeitermanagement“
Wenn im Verein ein Interesse daran besteht, die komplexe Ehrenamtsthematik systematisch anzugehen und mit neuen Impulsen zu versehen, ist es ein Angebot des FLVW, in einen Beratungsprozess einzutreten. Das Ziel ist es, das FLVW-Programm „Mitarbeitermangement“ (MaM) im Verein zu verankern. Das MaM-Programm lässt sich individuell an die Wünsche und Forderungen des Vereins anpassen. Die Ausbildung eines Mitarbeitermanagers oder einer -Managerin kann unabhängig von der Beratung absolviert werden. Andererseits ist die Beratung im Verein möglich, ohne einen ausgebildeten Mitarbeitermanager oder eine -Managerin im Verein zu haben.
So läuft das Programm ab:
Anfrage und Teilnahme an der Online-Infoveranstaltung mit mind. 5 Personen pro VereinDer Vereins-/ Abteilungsvorstand nimmt an einer virtuellen Infoveranstaltung teil, um im Nachgang zu beschließen, ob das MaM-Programm durchlaufen werden soll. In der Infoveranstaltung werden außerdem Informationen zu den Downloads und Fragebögen vermittelt, damit es zu einer sinnvollen Nutzung der Werkzeuge kommt.
Nutzung der MaM-Schulungsseiten zur Durchführung der Umfragen im Verein oder in der Abteilung
Die Materialien des MaM sind kostenfrei auf der FLVW-Homepage verfügbar und sollen u. a. für die Umfragen im Verein genutzt werden. Diese können klassisch auf Zetteln ausgefüllt oder digital angeboten werden. Um alle Vereinsmitglieder zu erreichen, können beide Formate parallel laufen. Die Ergebnisse sind für den Workshop mit Berater*in hilfreich. Die Inhalte sind unterteilt in die Punkte der Analyse, Installation, Reflektion, Entwicklung und Wertschätzung. Die Downloads können genutzt oder an die Vereinsbedürfnisse angepasst werden.
Beantragung einer MaM-Vereinsentwicklungsberatung
Ist der Vereinsvorstand nach der Informationsveranstaltung gewillt, das Programm im Verein umzusetzen, beantragt er eine Vereinsentwicklungsberatung zum „FLVW-Mitarbeitermanagement im Verein“, die der FLVW in Kooperation mit dem Landessportbund Nordrhein-Westfalen (LSB NRW) anbietet. Dieser so genannte „VIBSS-Antrag“ (Vereins-, Informations-, Beratungs- und Schulungs-System) ist ein erster wichtiger Meilenstein in dem Gesamtprozess. Durchführung der MaM-Vereinsentwicklungsberatung
Im Zuge dieses circa 10 Stunden umfassenden Beratungsprozesses wird ein Workshop zu einer bestimmten Thematik oder zur „Vereinskultur und Mitarbeiterentwicklung“ durchgeführt.
Suchen und Finden eines Mitarbeitermanagers oder einer -Managerin
Gemeinsam wird ein*e geeignete*r Mitarbeitermanager*in gesucht (evtl. auch ein kleines Team aus zwei bis drei Personen), die*der für die weiteren Schritte federführend agieren wird. Dieser Findungsprozess kann als zweiter Meilenstein in dem Gesamtprozess gesehen werden.
Weiterführende Begleitung
Nach dem Workshop steht der Berater dem Vereinsvorstand und dem*der Mitarbeitermanager*in für ca. zwei Stunden zur individuellen Beratung zur Verfügung. Zusätzlich kann der Verein im Rahmen der VIBSS-Kooperation mit dem LSB NRW einmal jährlich sechs Stunden eine kostenfreie Vereinsberatung abrufen.
Erfahrungsaustausch und MaM-Qualitätszirkel
Einmal jährlich bietet der Verband zentral den sogenannten „MaM-Qualitätszirkel“ zum Erfahrungsaustausch und zur weiteren Qualifizierung der Mitarbeitermanager*innen an. Diese können auch den Charakter speziell thematisierter Fortbildungen haben.
„FLVW-WINette“
Vereine, die den Prozess der Beratung vollständig durchlaufen haben und einen ausgebildeten Mitarbeitermanager oder -Managerin im Verein installiert haben, erhalten die FLVW-WINette als besonderes Qualitätsmerkmal.
Qualifizierung zum „Mitarbeitermanager im Verein“
Die Ausbildung zum Mitarbeitermanager findet im SportCentrum Kaiserau statt und kann vor und nach einer Vereinsberatung absolviert werden. Allerdings wird die FLVW-WINette erst nach der Beratung und der Installierung eines ausgebildeten Mitarbeitermanagers verliehen. Auch ohne die Beratung ist die Qualifizierung sinnvoll, um den Verein personell zukunftsfähig aufzustellen, die aktuellen Mitarbeiter*innen zu binden und zu fördern und neue Ehrenamtliche zu gewinnen. Die Qualifizierung umfasst einen Präsenztag in Kaiserau, zwei Online-Seminare inkl. einer eigenständigen Arbeitsphase. Die Fortbildung wird einmal jährlich angeboten.
