In diesem Aspekt wird der aktuelle Stand der Aufgabenstellung und -verteilung im Verein erfasst. Die Analyse orientiert sich sowohl an den handelnden Mitarbeiter*innen (subjektiv: „Bedürfnisanalyse“) wie auch an den herausgearbeiteten Aufgabenbereichen (objektiv: „Bedarfsanalyse“).
MaM-Erklärvideo: 02 | Bedarfs- und Bedürfnisanalyse
Es werden Funktions- bzw. Aufgabenprofile erstellt, die zu einem bedürfnis- und bedarfsgerechten Einsatz aller Mitarbeiter*innen führen sollen. Möglicherweise werden auch Aufgabenbereiche festgestellt, die unstrukturiert oder mangelhaft abgedeckt sind.
Der Nutzen für Ihren Verein:
- Überblick über alle im Verein zu erledigenden Aufgaben
- Funktionsprofile an denen sich neue Mitarbeiter*innen orientieren können
- Aufgabenprofile, die es ermöglichen, Mitarbeiter*innen gezielt zu suchen
- Verschriftlichung als Grundlage für spätere Weiterentwicklung und nachhaltige Vereinsentwicklung
Tatsächlich wahrgenommene Tätigkeiten
Die Umsetzung erfolgt in mehreren Schritten und erarbeitet einen Überblick über den Bedarf des Vereins als Funktionseinheit. Diese stellt alle quantitativen und qualitativen personellen und organisatorischen Anforderungen für ein funktionierendes Ganzes dar. Die Analyse basiert auf der Erfassung der tatsächlich wahrgenommenen Tätigkeiten der Vorstandsmitglieder.Bedürfnisanalyse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Die Bedürfnisanalyse dient der Feststellung der subjektiven Einstellung der Mitarbeiter*innen zu ihrem Vereinsengagement. Im Abgleich mit den (objektiv) erkannten Aufgabenbereichen wird so eine Grundlage zu einem bedarfs- und bedürfnisgerechten Einsatz der Mitarbeiter*innen erarbeitet.Auswertungsworkshop zur Erstellung von Aufgabenprofilen
Im Ergebnis aus den Fragebogenauswertungen ergibt sich ein Überblick über alle im Verein wahrgenommenen Tätigkeiten und deren personelle Abdeckung. Es wird empfohlen, den Abgleich von „Soll“ und „Ist“ der Aufgabenverteilung im Verein in Form eines Workshops mit den Mitarbeiter*innen umzusetzen.Der beiliegende Leitfaden zur Steuerung eines Umsetzungsworkshops erleichtert die Organisation und Durchführung eines Workshops für Mitarbeitermanager*innen. Er erläutert die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Workshop und reflektiert erfolgversprechende Rahmenbedingungen. Die einzelnen Prozessschritte von Begrüßung und Eröffnung über Kleingruppen-Arbeitsphasen bis zur Festlegung der Leitziele, Hauptziele, Hauptaufgaben, der Entscheidungskompetenzen und der eventuellen Anforderungen für jedes Stellenprofil werden detailliert dargelegt.
Der Leitfaden zur Erstellung von Aufgabenprofilen (im Download-Bereich) macht Vorschläge für den weiteren Ablauf: Zunächst sollten alle Aufgabenprofile und dann die zur jeweiligen Aufgabe erforderlichen Kompetenzen herausgearbeitet werden. Mit der Kenntnisnahme, Abstimmung und Verabschiedung der Profile wird zum Abschluss eine verbindliche Grundlage für die weitere Vereinsarbeit geschaffen.
Aufgabenverteilung
Oftmals ergibt sich eine Art „optischer Flickenteppich“, weil Aufgabenbereiche und persönliche Engagement-Bereiche sich nicht decken: Möglicherweise ist ein Vorstandsmitglied in mehreren Aufgabenbereichen aktiv oder die Tätigkeiten mehrerer Vorstandsmitglieder überlagern sich. Eventuell ergibt sich auch eine Optik, bei der (wichtige) Teile von erkannten Aufgabenbereichen personell nicht oder unzureichend abgedeckt sind.Die Auswertung (im Download-Bereich) basiert auf der Analyse eines beteiligten Projektvereins und kann als Beispiel für eine übersichtliche Gesamtdarstellung der Aufgaben und des Personaleinsatzes im Ist-Zustand dienen. Sie macht auch deutlich, dass oftmals Aufgabenbereiche und deren personelle Abdeckung kreuz und quer durcheinandergehen.
Ursachen hierfür liegen oftmals in der Vereinsgeschichte lange zurück: Personelle Ausstattung, Vorlieben und Potenziale der Mitarbeiter*innen haben die derzeitige Aufgabenteilung geprägt. Der Umfang und zeitliche Aufwand für die Aufgabe können unklar sein oder sich verändert haben. Möglicherweise sind neue Aufgaben hinzugekommen ohne jemals als solche verdeutlicht worden zu sein.
